會議接待服務(wù)按會議流程分為三個(gè)部分分別是會前過程、會中過程、會后過程。
一、會議/活動前
1.與會議主辦或者活動主辦方溝通洽談，了解會議、活動的要求及所需要的具體服務(wù)項(xiàng)目。包括會議策劃、燈光音響設(shè)備、會場/活動會議/活動地址選擇、會議/活動的人數(shù)等；
2.根據(jù)會議/活動主辦方的要求，選擇合適的酒店以及會場；
3.派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況；
4.根據(jù)會議/活動主辦方的需求服務(wù)，指定本次會議/活動的項(xiàng)目預(yù)算方案以及項(xiàng)目行程安排方案；
5.與會議/活動主辦方簽訂本次會議/活動的服務(wù)合同。
6.簽訂合同之后，根據(jù)本次會議/活動主辦方對吃、住、場地、游、娛樂等要求對相應(yīng)的設(shè)施進(jìn)行預(yù)訂。
7.根據(jù)會議/活動主辦方的服務(wù)需求，設(shè)計(jì)相應(yīng)的《視覺設(shè)計(jì)》方案。
二、會議/活動中
1.會議接待
a.接站、接機(jī)。專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站接站服務(wù)；
*根據(jù)來賓數(shù)量，合理安排車輛;
*車輛張貼明顯標(biāo)識，便于來賓尋找; *途中安排礦泉水及當(dāng)天報(bào)紙，提供貼心服務(wù);
*安排值班車輛，處理應(yīng)急事件;
*大型客車配備服務(wù)人員及各類設(shè)施，設(shè)施包括：音樂及DVD光盤、垃圾袋等。
b.提前在酒店或者活動場地、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、簽到臺、指路水盤；
c.協(xié)助賓客辦理入住手續(xù)、簽到、會議/活動資料的領(lǐng)取。
2.住宿
a.根據(jù)預(yù)定房間設(shè)施，擺放指路水牌方便參會來賓尋找住宿樓層房間;
b.重要來賓房間提前查房，設(shè)施包括：衛(wèi)生、溫度、氣味、網(wǎng)絡(luò)、電視、冰箱、淋浴、馬桶等設(shè)施；
c.重要來賓房間鮮花、水果、報(bào)紙及其他需求;
d.每日根據(jù)日程安排，確定標(biāo)準(zhǔn)語言，通知酒店總機(jī)叫早;
e.協(xié)助酒店辦理來賓入住登記及退房手續(xù)。
3.餐飲
a.根據(jù)會議/活動流程擺放指路水牌方便參會來賓尋找用餐地點(diǎn);
b.提前檢查各餐及茶歇準(zhǔn)備狀況，確保按時(shí)開餐。
4.會議/活動場地
a.根據(jù)會議/活動流程擺放指路水牌方便參會來賓尋找會議場所地點(diǎn)
b.會前準(zhǔn)備。準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料、會議用品、會議演講稿、等會議相關(guān)物品并提交安裝搭建會議主題背景板、X支架；
c.安排專人負(fù)責(zé)到會議場地安裝、調(diào)試、檢查會議條幅、燈光、音響、投影儀、空調(diào)、同聲傳譯等設(shè)備。
5.會議娛樂
a.根據(jù)會議/活動流程擺放指路水牌方便參會來賓尋找娛樂設(shè)施地點(diǎn);
b.娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。
6.會后旅游
a.提前安排本次旅游活動線路行程、用車、導(dǎo)游等;
b.提前與會議主辦方確定是否增加或者減少本次旅游活動中的景點(diǎn)。
7.會議服務(wù)
a.提前告知參會來賓會議組服務(wù)人員的聯(lián)系方式，方便參會人員聯(lián)系；
b.建立酒店與會議團(tuán)隊(duì)的溝通橋梁;
c.會議服務(wù)人員24小時(shí)值班制，解決參會來賓各類疑難問題；
d.安排必要辦公設(shè)備辦公軟件及辦公用品，方便來賓使用;
e.會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。
8.醫(yī)療保障
a.與酒店提前溝通配備醫(yī)療人員，解決突發(fā)事件；
b.提前購買常備藥品，種類包括：暈車、嘔吐、腹瀉、創(chuàng)傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等。
c.基本設(shè)備包括：體溫表、棉簽等。
9.票務(wù)預(yù)訂
a.提前統(tǒng)計(jì)參會人員返程乘坐的交通工具；
b.根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果為參會人員提供機(jī)返程票預(yù)訂以及火車票預(yù)訂。
三、會議/活動后
1.結(jié)帳：提供會議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與會議主辦方負(fù)責(zé)人進(jìn)行核對并結(jié)帳；
2.資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊；
3.合影：會議結(jié)束后參會人員合影留戀，并迅速影印出來分發(fā)給每位與會人員。
