工作流程
1、組織會務(wù)工作小組，確定會務(wù)組領(lǐng)導(dǎo)及成員，制定會議準(zhǔn)備工作部署；
2、研討會議主題、會議時間、會議地點(diǎn)、參會人員、會議內(nèi)容、會議材料種類、數(shù)量；
3、發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點(diǎn)、提交會議材料格式要求、參會人員；
4、確定明確的會議議程、落實(shí)參會人員參加情況、會議具體地點(diǎn)情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，安全應(yīng)急預(yù)案情況，形成會務(wù)指南樣稿，經(jīng)會議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后開始印刷；
5、根據(jù)確定的會議議程，制定會議預(yù)算，申請專項(xiàng)會務(wù)費(fèi)用；
6、確定橫幅、參會證、桌簽、路引的樣式和內(nèi)容，經(jīng)會議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，開始制作橫幅、參會證、桌簽；
7、組織布置會議室，并確定室內(nèi)各項(xiàng)設(shè)備到位情況，包括桌椅擺設(shè)、投影儀、會議電腦、麥克風(fēng)、電話會議機(jī)、打印機(jī)、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應(yīng)急藥品、攝影攝像設(shè)備；
8、檢查各項(xiàng)宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會證；
9、檢查各項(xiàng)會務(wù)資料到位情況，包括匯報材料、會務(wù)指南；
10、檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調(diào)好地點(diǎn)、酒水；
11、跟蹤參會人員行程安排，人員到位后發(fā)放資料袋，包括會務(wù)指南、參會證、紙筆、溫馨提示；
12、安排好會議車輛，迎接參會人員到達(dá)會議地點(diǎn)，安排參會人員住宿；
13、會議前期，全面檢查各項(xiàng)工作落實(shí)情況，安排好指引人員、會議記錄人員、會議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員；
14、會議開始前，做好參會簽到，向會議主持人通報人員參會情況；
15、會議開始后，安排會議期間茶歇的催要，會后餐飲落實(shí)；
16、會議結(jié)束后，回收自帶設(shè)備、整理會議紀(jì)要，發(fā)布會議成果，總結(jié)會議組織經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；
注意事項(xiàng)
1、會務(wù)組確定會議主題及會議時間、內(nèi)容后，要制定詳細(xì)的會議方案，對材料準(zhǔn)備、物資準(zhǔn)備、組織安排設(shè)定專門的人員負(fù)責(zé)完成；
2、根據(jù)會議方案制定會議預(yù)算，并提前申請費(fèi)用，費(fèi)用要以7分支票和3分現(xiàn)金組成；
3、因會務(wù)指南需要確定的事項(xiàng)較多，因此會議通知要提前發(fā)布，會務(wù)指南可在參會人員到達(dá)后分發(fā)；
4、會務(wù)組要提前安排人員到達(dá)會議現(xiàn)場，安排會議室、住宿、餐飲事宜；
5、會后餐飲要與會議安排時間緊密銜接，并要注意餐飲菜單的確定以及臺形圖設(shè)置；
6、整個會議過程中，要安排監(jiān)控人員，檢查會務(wù)組各項(xiàng)工作落實(shí)情況，所有異常情況記入工作日志，作為會議經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)的依據(jù)；
